Wenn Sie mehrere Arbeitsaufträge auf einmal archivieren möchten, anstatt dies einzeln zu tun, können Sie die Funktion Mass Operation verwenden. Damit können Sie beliebig viele Arbeitsaufträge in der Liste Offen auswählen und sie in einem einzigen Vorgang archivieren.

Schritt 1: Gehen Sie zu Aufträge → Offen. Diese Liste zeigt alle Ihre aktiven (noch nicht archivierten) Arbeitsaufträge.

Schritt 2: Setzen Sie das Häkchen bei jedem Arbeitsauftrag, den Sie archivieren möchten. Sie können beliebig viele auswählen.

Tipp: Bei einer langen Liste nutzen Sie zunächst Filter oder Gruppieren nach (z. B. nach Status oder Monat), um sie einzugrenzen. Anschließend können Sie über das Kästchen in der Spaltenüberschrift alle passenden Arbeitsaufträge auf einmal auswählen, auch die auf anderen Seiten.

Schritt 3: Klicken Sie bei ausgewählten Arbeitsaufträgen in der Werkzeugleiste auf Aktion und wählen Sie dann Mass Operation.

Die genaue Bezeichnung in Klammern kann je nach Unternehmen variieren (z. B. „ATT Aufträge" oder „Archive WO"), da sie von Ihrem Administrator konfiguriert wird - die Funktion ist jedoch überall dieselbe.

Schritt 4: Suchen Sie im Mass-Operation-Fenster die Zeile Manueller Zustand. Stellen Sie das Dropdown auf Einstellen und wählen Sie im Feld daneben den Zustand, der Archiviert entspricht.

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Die genaue Bezeichnung kann je nach Unternehmen variieren, da die manuellen Zustände unternehmensspezifisch konfiguriert werden. Falls Sie unsicher sind, welchen Sie wählen sollen, fragen Sie Ihren Administrator oder schauen Sie unter Einstellungen → Manueller Auftragsstatus nach.

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Lassen Sie die übrigen Felder (Sichtbar f. Auditor, Letzte Bearbeitung, Firma) leer, sofern Sie diese nicht ebenfalls ändern möchten.

Hinweis: Einige Texte in diesem Fenster (z. B. der blaue Hinweistext oben sowie die Schaltflächen Apply/Cancel) bleiben auf Englisch, da dieser Teil des Tools nicht übersetzt ist.

Schritt 5: Klicken Sie auf Apply, um zu bestätigen. Alle ausgewählten Arbeitsaufträge werden sofort aus Offen entfernt und ins Archiv verschoben.

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Gut zu wissen: Arbeitsaufträge mit dem Status Erledigt werden ebenfalls automatisch nach einer festgelegten Anzahl Tage archiviert (standardmäßig 15). Die Massenarchivierung ist nützlich, wenn Sie nicht darauf warten möchten oder Arbeitsaufträge archivieren möchten, die nicht als erledigt markiert sind.

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